Um beurteilen zu können, ob sich die Anschaffung einer Frankiermaschine für Sie lohnt, müssen Sie erst einmal wissen, welche konkreten Nutzen und Kosten damit verbunden sind. Im folgenden werden je drei Pro- und Contra-Argumente vorgestellt, die bei der Entscheidung für oder gegen eine Frankiermaschine berücksichtigt werden sollten.
Um den Hauptvorteil einer Frankiermaschine zu begreifen, muss man sich klarmachen, wie die Frankierung per Hand abläuft. Die Briefmarken werden hervorgeholt, vom Bogen abgetrennt und auf den Brief aufgeklebt. Unter Umständen - insbesondere bei höheren Wertstufen, wo "gestückelt" werden muss - ist dieser Vorgang pro Brief mehrmals zu wiederholen. Und wenn die Briefmarken dann irgendwann aufgebraucht sind, muss wieder jemand zur Post gehen und neue holen.
Wenn man als Mehraufwand der manuellen Frankierung gegenüber einer Frankiermaschine 15 Sekunden pro Brief ansetzt, so würde dies - wenn man dies auf die Arbeitskosten (brutto) umrechnet - Mehrkosten von mindestens 4 Cent pro Brief bedeuten. Bereits bei durchschnittlich 20 Briefen am Tag hätte eine Frankiermaschine damit Einsparungen bei den Arbeitskosten von 300 Euro oder mehr pro Jahr erwirtschaftet. Und diese Berechnung betrifft wohlgemerkt nur den Frankieraufwand. Sobald größere Frankiersysteme im Einsatz sind und auch die Arbeitsgänge Falzen, Kuvertieren, Wiegen und Tarifermittlung vollautomatisiert ablaufen, sind natürlich noch viel größere Einsparpotentiale realisierbar.
Ein umfangmäßig eher kleines Schmankerl, aber es soll dennoch erwähnt werden: Bei einer Portoaufladung von mindestens 200,- Euro erhalten Sie von der Deutschen Post AG einen Rabatt von 1% gutgeschrieben (Quelle). Pro Standardbrief macht dies also immerhin einen Rabatt von gut 0,5 Cent.
Ein weiterer Vorteil: Weil Briefmarken wie Bargeld zu behandeln sind, ist es immer mit einem gewissen Risiko verbunden, Angestellten Briefmarken zur Verfügung zu stellen. Ein gewisser ungewollter Schwund an Briefmarken wäre schwer nachweisbar. Eine Frankiermaschine schafft da ebenfalls Abhilfe.
Es ist Fakt, dass mittlere und große Unternehmen ihre Post heutzutage im eigenen Haus frankieren und entwerten. Auch kleine Unternehmen leisten sich immer öfter eine Frankiermaschine und nutzen dabei die Gelegenheit, entweder ihr Firmenlogo, eine werbende Botschaft oder einen aktuellen Hinweis in den Stempel mit aufzunehmen. Ein Vorteil, der sich schwer in Euro und Cent beziffern lässt - aber dennoch beachtet werden sollte.
Eine kleine Frankiermaschine ist bereits für weniger als 600,- Euro zu bekommen. Für leistungsfähigere Maschinen (mit einer Kapazität von mehr als 100 Briefen pro Tag) sollten mindestens 2.000 Euro eingeplant werden. Umgerechnet auf einen einzelnen Brief ergeben sich Kosten von schätzungsweise 1 bis 3 Cent (inklusive Reparaturkosten).
Die Wichtigkeit dieses Punktes wird oft unterschätzt. Tatsächlich können die Ausgaben für Verbrauchsmaterialien (insbesondere Tintenpatronen) im Laufe der Zeit den Anschaffungspreis der Maschine deutlich übersteigen. Aber mit welchen Kosten ist hier tatsächlich zu rechnen? Die Firma Francotyp-Postalia beispielsweise geht davon aus, dass eine Farbbandkassette für ihr T1000-Frankiergerät (Preis der Farbkassette knapp 22,- EUR, Stand März 2004) für ca. 2.000 Freistemplungen reicht. Pro Brief würde das also Kosten von ca. 1 Cent verursachen.
Briefmarken aufkleben kann jeder - aber wie lange braucht es, bis Sie selbst und Ihre Mitarbeiter wissen, wie die neue Frankiermaschine zu bedienen ist? Die Anbieter versichern, dass dies schnell erlernt ist. Auf Wunsch bieten Hersteller und Händler bei eventuellen Fragen und Problemen einen telefonischen Support an.
DAS müssen Sie nun entscheiden... denn nur Sie haben die entsprechenden Zahlen vorliegen und wissen, wie hoch das Postaufkommen in Ihrer Firma ist. Im übrigen ist es ein Trugschluss, dass in jedem Fall ein hohes Briefvolumen gegeben sein muss, damit sich eine Frankiermaschine rechnet. Vielmehr kommt es darauf an, wie gut das ausgewählte Modell dem betrieblichen Bedarf angepasst ist und wie sinnvoll die Frankiermaschine in bestehende Abläufe eingebunden werden kann. Man unterscheidet in der Regel folgende Anwendergruppen:
| Very Lowend-Bereich: | bis zu 10 Briefe/Tag | |
| Lowend-Bereich: | 10 bis 150 Briefe/Tag | |
| Mittlerer Bereich: | 150 bis 1.000 Briefe/Tag | |
| Highend-Bereich: | über 1.000 Briefe/Tag | (Quelle) |
Selbst für den Very-Lowend-Bereich kann sich eine kleine Frankiermaschine durchaus rechnen.